In vielen e-mails stecken wichtige unternehmensrelevante Daten: Entscheidungen werden mittels e-mail kommuniziert, Aufträge erteilt, Vereinbarungen getroffen. Doch Informationen bleiben oft in den e-mail Programmen der einzelnen Mitarbeiter liegen und werden irgendwann gelöscht.
Damit geht Unternehmenswissen unwiederbringlich verloren.

Die Fülle an e-mail-Informationen läßt sich von den einzelnen Mitarbeitern immer schwerer organisieren. Die eindimensionale Ordnerstruktur herkömmlicher e-mail Programme läßt ein echtes informationsorientiertes Ablagesystem gar nicht zu.
Ineffiziente Informationsverarbeitung, verlorengegangenes Unternehmenswissen und zeitaufreibende Suchvorgänge sind die direkten Folgen dieser Entwicklung.

Teams und Gruppen, die an der Lösung einer gemeinsamen Aufgabe arbeiten, müssen permanent Informationen untereinander austauschen.
Jeder sollte eigentlich immer über alles informiert sein.

Bisher werden alle e-mails, Dokumente und Informationen an alle Projektmitarbeiter mit cc:-Listen zwangsverteilt. Dies hat zur Folge, daß die e-mail Inboxen angefüllt werden, sich jeder alles aufheben muß und es keine zentrale Ablage dafür gibt. Chaos pur.

Mit Mailtonews kann jeder Projektmitarbeiter die jeweilige Information an zentraler Stelle speichern. Damit hat jeder Zugriff auf alle Projektinformationen und die e-mail Inboxen der übrigen Projektmitarbeiter werden entlastet. Weiters entsteht automatisch eine Ablage über alle Kommunikationsvorgänge, Dokumente und Objekte des Projektes: Alles ist sicher, nachvollziehbar und chronologisch aufbewahrt.

Mailtonews kann also als vollwertiges Projektmanagement-System eingesetzt werden, mit dessen Hilfe Team-Mitglieder auf einen Schlag effizient miteinander kommunizieren und ohne Aufwand den Gesamtüberblick erhalten können.

Jeder Kunde erwartet, daß Ihre Mitarbeiter über alle Informationen, die von Ihrem Kunden kommen, Bescheid wissen. Egal mit welchem Mitarbeiter Ihres Unternehmen der Kunde spricht, oder wann und wie er diese übermittelt hat.

Ohne Mailtonews: Der Kunde kommuniziert mit unterschiedlichen Mitarbeitern Ihres Unternehmens, also schlummern diese Informationen verborgen in verschiedenen e-mails, Dokumenten und Gehirnen. Ohne zeitraubendem Aufwand wie Herumtelefonieren, Besprechungen,... ist es unmöglich, sich einen Überblick über das zu verschaffen, was bei einem Kunden gerade läuft oder was mit ihm kommuniziert wurde.

Mit Mailtonews: Alle Informationen, die einen Kunden betreffen, wie e-mails, Gesprächsnotizen, Angebote, Rechnungen etc. werden einfach an Mailtonews geschickt und schon gibt es eine zentrale Stelle, wo sich jeder über alles informieren kann.

Mailtonews kann also auch die Grundlage für echtes und sinnvolles 'Customer Relationship Management' bieten, das ohne Einführungsaufwand sofort die Kundenzufriedenheit radikal verbessern hilft.

Verteiltes Wissen, das an vielen Stellen des Unternehmens einen Dornröschenschlaf schlummert, wird mit Mailtonews endlich zusammengeführt und für alle nutzbar gemacht werden.
Lästiges manuelles Verteilen von Informationen gehört damit ein für allemal der Vergangenheit an.
Jeder kann auf die gemeinsame Wissensbasis zugreifen und genau dann bestimmte Informationen abrufen, wann er sie braucht.

Informationsobjekte werden in Mailtonews nach Volltext indexiert und abgelegt. Ein und dieselbe e-mail kann in beliebig vielen Informationsordnern angezeigt werden, obwohl sie nur einmal abgespeichert wurde. Mailtonews erlaubt so eine sekundenschnelle Volltextsuche über den gesamten Datenbestand der e-mails.

Die Zeit ist reif für e-mail Knowledge Management.

• Wie viele e-mails sind verschickt worden, wieviele e-mails haben wir bekommen ?
• Wie ist die Verteilung der gesandten und abgeschickten e-mails pro Mitarbeiter ?
• Wie groß ist die durchschnittliche Bearbeitungszeit einer e-mail ?
• Wie groß ist die durchschnittliche Beantwortungszeit einer e-mail ?
• Gibt es e-mails die nicht beantwortet wurden(intern, extern) ?
• Wie ist die Verteilung der e-mails pro Tag, Woche oder Monat ?
• Wie ist die Verteilung der e-mails pro Kunde oder Lieferant ?
• Wie viele e-mails wurden intern oder extern verschickt, wann die meisten ?
• Wie groß ist die durchschnittliche Größe einer e-mail ?
• Wie groß ist die Anzahl von Dokumenten in den e-mails und wie die Verteilung ?
• Wie groß ist die durchschnittliche Anzahl an Attachments ?
• Wann wurde ein Dokument das erste Mail versand(bekommen) wann das letzte mal ?
• Wie viele e-mails wurden an nicht mehr gültige e-mail Adressen verschickt ?
  
  

Mit Mailtonews haben Sie die Möglichkeit diese und weitere Fragen und Statistiken zu beantworten.